今はパソコンの中ではなくネット上にソフトウェアやデータそのものを置く動きがあり、「クラウド」と呼ばれるクラウドコンピューティングがまさにそれ。自分のパソコンにエクセルがインストールされていなくても、ネット上のサーバーにインストールされているエクセルで表計算ができる、と考えればよいだろう。同様に、ネット上のデータ保存場所をオンラインストレージと呼び、同期型のタイプがとても便利に使える。今回はこれに注目してみる。
仕事場と自宅でのファイルの共有はどうする？
ショップでやっていた作業の続きを自宅でもやりたい、自宅のパソコンで取り込んだ写真をショップのパソコンにも入れておきたいなど、離れたパソコン間でデータをやりとりする際にはどのような方法をとっているだろうか？ おそらく、ほとんどの人がメールで送受信、または、ＵＳＢメモリーに保存して移動させているのではないだろうか。もしくは、ヤフーブリーフケースやマイクロソフトのスカイドライブのようなファイル保存サービス（オンラインストレージ）にアップロードし、別のパソコンでダウンロードしているかもしれない。これらの方法でも問題はないが、ＵＳＢメモリーは紛失する恐れがあり、メールやオンラインストレージでは、どれが最後に保存した最新版なのか分からなくなってしまうことがある。複数のパソコン間でもっと便利に「同じファイル」を管理する方法として、同期型オンラインストレージがある。
「ネット上」だと意識することない同期型
オンラインストレージと言っても種類があり、一般的なものはインターネットエクスプローラーなどのブラウザーを介してアップロード＆ダウンロードするタイプ。前述の「スカイドライブ」のように無料で２５ＧＢまで利用可能なものや、「ファイルバンク」のように容量無制限で１４日間保管してくれるタイプ等がある。その中でも、同期型オンラインストレージは、「同期型」の名の通り最新版のファイルを自動的に「同期」してくれるタイプで、アップロード＆ダウンロードの手間がないのが特徴だ。具体的なイメージとして、ウインドウズの標準的なファイル保存場所である「マイドキュメント」がネット上にあると思えばいいだろう。そこに保存されているファイルの閲覧、変更、上書き保存は、そこに接続されているどのパソコンからも自由にでき、操作感はマイドキュメントやＵＳＢメモリーに保存したファイル編集するのと同一で、「ネット上」であることを意識することはない。
同期型の代表ドロップボックスとシュガーシンク
このような同期型オンラインストレージの代表的なものとして「シュガーシンク」や「ドロップボックス」がある。どちらも同期用のプログラムをダウンロード＆インストールする必要があるので、それぞれのホームページから実行しよう。もちろん、このサービスを使いたいパソコンすべてにインストールしなければならない。ドロップボックスを例に見てみると、ホームページからプログラムをダウンロード＆インストールをすると、マイドキュメントの中に「Ｍｙ Ｄｒｏｐｂｏｘ」というフォルダーが作られる。ここが同期させたいファイルの保存場所となり、パソコン（ショップ）でこの中にワードの文書を保存しておき、パソコン（自宅）で「Ｍｙ Ｄｒｏｐｂｏｘ」からこのワード文書を編集・上書き保存、翌日にパソコン（ショップ）で開いてプリントアウトといったことが可能になる。アップロード＆ダウンロードの手間がなく、とてもラクに使える。
同期型なら共有フォルダーがわりにも
ドロップボックス等の同期型オンラインストレージは、いろいろな使い方に応用できる。例えば、ショップ内の複数のパソコンでバイクの在庫情報を共有したい場合、メインパソコンの共有フォルダーを活用したり、ＬＡＮ接続タイプの外付けハードディスクを別途用意しなくても、それぞれのパソコンにドロップボックスを入れておき、同じアカウントでログインすれば、その中に保存した在庫情報を共有できる。ネット環境があれば外出先からでもアクセスできるし、スマートフォンでも使うことができるので、とても便利に使えるオンラインストレージといえる。また、「Ｍｙ Ｄｒｏｐｂｏｘ」内の「Ｐｕｂｌｉｃ」に保存したファイルは一般公開されるので、ユーザーからバイクの状態に対する問い合わせがあり、写真で知らせたい時等に使える。ファイル上で右クリックし「Ｃｏｐｙ Ｐｕｂｌｉｃ Ｌｉｎｋ」を選択すると、対応ファイルのＵＲＬがコピーされるので、それをメールで知らせればよい。
ドロップボックスのホームページ（http://www.dropbox.com/）。英語表記だが、間違えることなくインストールできる。
シュガーシンクのホームページ（http://www.sugarsync.jp/）。ドロップボックスと違い日本語表記なので安心。
ドロップボックスをインストールすると、マイドキュメントの中に「Ｍｙ Ｄｒｏｐｂｏｘ」というフォルダーが作られる。この中に同期させたいファイルを保存する。
「Ｍｙ Ｄｒｏｐｂｏｘ」に保存したファイルは自動的に同期される。アイコンの左下が緑のチェックなら同期完了、青は同期中、赤は他で使用中となる。「Ｐｕｂｌｉｃ」フォルダー内に保存すれば一般公開も可能。
「Ｐｕｂｌｉｃ」フォルダー内のファイル上で右クリックし、「Ｄｒｏｐｂｏｘ」→「Ｃｏｐｙ Ｐｕｂｌｉｃ Ｌｉｎｋ」を選択すると、このファイルの公開ＵＲＬがコピーされる。これをメールで知らせれば、ドロップボックスのアカウントを持ってない人でも閲覧できる。
