ファイルの一形式として定着したＰＤＦ。以前、作成するにはアドビ・アクロバットが必要だったが、ワードやエクセルで用意したファイルをＰＤＦに変換するフリーソフトが登場したことで、誰でもＰＤＦファイルを作成できるようになり、閲覧・作成ともに身近な存在となった。そんなＰＤＦファイルだが注意点もあり、今回はそこに注目してみる。
身近で便利なＰＤＦだが難点は「重い」こと
今ではすっかり一般的となったＰＤＦファイル。ショップからのお知らせやイベントの参加申込書などをＰＤＦファイルにして発信している方も多いはずだ。今さら説明は不要かもしれないが、閲覧ソフトのＡｄｏｂｅ Ｒｅａｄｅｒ（以下、アドビリーダー）がインストールされていれば、パソコンの環境に関わらず、デザイン（レイアウト）が崩れることなく表示・印刷できるので、役所等への公的な申請書にも使われているし、また、雑誌等をスキャンして、そのままＰＤＦファイルでパソコンに保存できるのはインクジェット複合機の当たり前の機能となっている。
身近で便利なＰＤＦファイルだが、難点もある。それは「重い」こと。写真を多用した場合はもちろんのこと、ワードやエクセルで作成した文書を変換する際にも、その方法によってはファイルサイズが必要以上に大きくなってしまう。これをそのままホームページ上に公開してしまうと、閲覧者のストレスになることは必須。あまりにも表示に時間がかかる場合は、閲覧せずにホームページから去って行ってしまうということにもなりかねない。せっかくの訪問者を逃さないためにも、ショップ（発信者）側はＰＤＦファイルの取り扱いにひと工夫したいところだ。
できるだけＰＤＦファイルを軽量化しよう
光回線がだいぶ普及し、インターネット環境はかなり良くなってきているが、地域によってはまだエリア外だったり、インターネット料金を安く済ませたいために、あえて低速のＡＤＳＬに加入しているケースもある。その場合、ネットの表示速度は遅くなり、ファイルのダウンロード時間が長くなるのはお分かりだろう。
発信者側は、全国的にはそういった環境下もあるということを考慮し、できるだけサイズが小さいＰＤＦファイルを用意したほうがよい。ワードやエクセルをＰＤＦファイルに変換できるフリーソフト「ＰｒｉｍｏＰＤＦ（プリモＰＤＦ）」では、大きく４つの作成モードがあり、画面表示用に低い解像度となる「スクリーン」か、画像を圧縮し、ウェブやオフィスでの使用に適した「ｅｂｏｏk」の両方を試してみて、ファイルサイズの小さい方をホームーページ上に公開すればよいだろ。
すでに出来上がっているＰＤＦファイルの容量を小さくしたい場合は「ＰＤＦ Ｓｌｉｍ」を使うと便利。ドラッグ＆ドロップするだけで４段階の圧縮が可能となっている。オフィス２００７を使用している方なら、ＰＤＦファイルを出力できるアドオンがマイクロソフトで用意されているので、そちらをインストールしておこう。
閲覧はＰＣに保存してから。他のソフトも併用すると快適
さて、発信者側としてショップが注意してＰＤＦファイルを公開したとしても、他のすべてがファイル容量を考慮しているとは限らない。クリックすると表示されるまでにかなり間が開くという場合は、一度キャンセルして、右クリック→「対象をファイルに保存」（Ｆｉｒｅｆｏｘの場合は「名前を付けてリンク先を保存」）でパソコン内に保存してから閲覧しよう。中にはリンク先がＰＤＦファイルであることや、ファイルサイズを表示していないサイトもあるが、自店のサイトでは必ず表示するようにしよう。
ＰＤＦファイルを閲覧するには、冒頭で述べたアドビリーダーが一般的だが、「ＰＤＦ－ＸＣｈａｎｇｅ Ｖｉｅｗｅｒ」のような高機能閲覧ソフトもある。こちらは、閲覧のみならず文字を入力するなどの編集も可能で、複数のＰＤＦファイルをタブで切り替えることができる。単に見るだけならアドビリーダーで十分だが、こうした便利なソフトをひとつインストールしておいても損はない。
最後に、ＰＤＦファイルを介したウイルスも存在する。閲覧するだけで感染してしまうため、アドビリーダーを最新版にしておくのは最低限の措置で、ウイルス対策ソフトは必須となってくる。便利なＰＤＦだが、閲覧にはウイルスの危険も存在するということを覚えておこう。
ＰｒｉｍｏＰＤＦ（プリモＰＤＦをインストールすると、ワードやエクセルなどの「印刷」からプリンターの選択でＰｒｉｍｏＰＤＦに切り替えることでＰＤＦファイルを作成してくれる。各モードで試しに作成し、ファイルサイズが小さいものをホームページで公開しよう。
ＰＤＦファイルのサイズを小さくしてくれる「ＰＤＦ Ｓｌｉｍ（ＰＤＦスリム）」。ソフトを起動し、ここにＰＤＦファイルをドラッグ％ドロップするだけと実に簡単。低画質（高圧縮）にするほどファイルサイズが小さくなる。
ＮＭＣＡ・日本二輪車協会のニュースリリースのページ。各リンクの頭にアイコンを表示させることで、このリンク先がＰＤＦファイルであることが分かるようになっている。この他、「ＰＤＦ形式：４５０ＫＢ」とひと言添えておく方法もある。
上部のメニュー部分がワードやエクセルに似ていて親しみやすい「ＰＤＦ－ＸＣｈａｎｇｅ Ｖｉｅｗｅｒ」。フリーソフトながら文字の入力などＰＤＦファイルの編集が可能で、複数のＰＤＦをタブで切り替えることができ、とても便利。