パソコンや携帯電話でメールを送受信するのが当たり前の時代。ほとんどの方がコミュニケーションツールや連絡手段のひとつとして使用していることだろう。手紙と同じでメールにも守っておきたい基本事項があり、それができていないために、知らないうちにメールの受信者に不快感を与えている場合がある。今回は、最低限おさえておきたいポイントをまとめてみたので、すぐにでも実践してみよう！
みなさんは１日にどれくらいメールのやりとりをするだろうか？ 何百通ものメールに目を通す人、せいぜい１通という人、または２～３日に１回しか受信をしないという人と様々だろう。その相手は仕事上の関係者、ネット通販を介したユーザー、すでによく顔を知った常連客など、こちらもまた様々。
「メール」と一言で言っても、パソコンと携帯ではやり方が少々違うし、やりとりする相手が取引先、ユーザー、友人によって書く内容も変わってくるが、最低限おさえておきたいポイントはどのパターンでも共通している。
その幾つかあるポイントの中から、是非とも実践していただきたい内容を７つに絞ってみた。気をつければできること、簡単な操作でできることばかりなので、今日からでも試してみてはいかがだろうか。ちょっとした工夫で気持ちの良いメールの送受信ができるようになるぞ。操作方法等の説明は、一般的に多く使用されているメールソフト「Outlook Express6（アウトルックエクスプレス）」をもとにしている。
ポイント１
相手の名前と自分の名前は必ず
まず、メールの一行目には「●●様」と相手の名前を書こう。メールは複数の人に送信する場合もあるし、受信した相手が複数の人とパソコンを共有している場合もある。誰宛に送信したのか分かるように、相手の名前を記す必要があるというわけだ。また、「送信者」欄だけでは送り手が誰なのか分かりにくい場合がある。そこで文頭に「お世話になっております。サテラビューの■■です。」というように、自分の名前を明記することも大切。
ポイント２
件名は具体的に
よく見受けられるのが「画像です」といったシンプルな件名。これでは何の画像のメールだかわからない。そこで、ちょっと具体的にすることで、一覧表示されている状態でも、メールの内容がわかるようにしたい。例えば、「アッパーカウルの割れの状態を撮った画像です」とか「ツーリングは７時にＰＡ集合になりました」といった感じ。はじめに本文を書き、その中からキーワードとなる言葉を見つければ、件名がつけやすいだろう。
ポイント３
著名も忘れずに
署名は基本的につけること。その場合、仕事用、プライベート用と何種類か用意して、使い分けると良いだろう。設定の方法は、「ツール」→「オプション」→「著名」で「作成」をクリック。「署名の編集」欄に名前、住所、電話番号などを入力し、「すべての送信メッセージに著名を追加する」をチェックし「ＯＫ」をクリックすれば準備完了。「メールの作成」で著名がきちんと表示されていることを確認しよう。
ポイント４
CCとBCCをうまく使う
通常は「宛先」欄にアドレスを入れるが、他にもCC（カーボンコピー）、BCC（ブラインドカーボンコピー）という欄がある。どちらも「あなた宛ではないが、コピーを送ります」というときに使う。特に、BCCに入れたアドレスは他の受信者に表示されないので、例えば、顧客全員に「ツーリングのお知らせ」を送りたい場合、「宛先」に自分のアドレス、BCCに全員のアドレスを入れれば、相手にアドレスを知られずに済む。
ポイント５
添付ファイルは容量に注意
問い合わせに対し、画像を送って返答することもしばしばあるだろう。添付ファイルは圧縮してサイズを小さくして送るのが一般的だったが、ブロードバンドが普及した今は、ほとんどそのまま送ってもＯＫ。圧縮・解凍の手間や、データが壊れる可能性も回避できる。しかし、ダイヤルアップ